L’Organismo di Vigilanza è l’organo preposto dalla Società al compito specifico di ricevere analizzare, verificare e gestire (anche con l’eventuale supporto di altre funzioni aziendali), le segnalazioni, in conformità alle disposizioni di cui all’art. 6, comma 2-bis, del D.Lgs. 231/2001 e alle disposizioni del Decreto Legislativo n. 24 del 10/3/2023, che ha recepito in via definitiva la Direttiva (UE) 2019/1937 in materia di “whistleblowing”.
A tal fine, l’OdV adotta una procedura di gestione delle segnalazioni “protette”, autonomo e distinto rispetto a quello di gestione dei flussi informativi periodici richiesti alle funzioni aziendali.
Inoltre, al fine di garantire la riservatezza delle informazioni così acquisite e la protezione dei dati personali dei segnalanti e dei segnalati da ogni forma di indebita cognizione infra-aziendale, l’AU ha approvato con atto organizzativo
– l’acquisto di una licenza d’uso del software “Easy W” dalla società Eivec srl
– l’adozione di tale software come procedura organizzativa funzionale agli adempimenti previsti dal Decreto Legislativo n. 24 del 10/3/2023,
– l’abilitazione dell’Odv come soggetto deputato alla gestione delle segnalazioni mediante l’utilizzo della procedura prevista nel software.
In conformità ai principi di riferimento del Modello e del Codice Etico, l’autore della segnalazione non può subire alcun pregiudizio, per la segnalazione effettuata in buona fede, anche nel caso in cui, a seguito del successivo approfondimento di indagine, essa risulti infondata. In particolare, la Società ha l’obbligo di proteggere il segnalante da qualsiasi azione discriminatoria e ritorsiva conseguente alla segnalazione, quali ad esempio il demansionamento, il mobbing e il licenziamento. Viceversa, sarà compito della Società attivare le procedure interne per la valutazione dell’applicabilità di sanzioni disciplinari a carico del segnalatore che effettua, con dolo o colpa grave, segnalazioni che si rivelino infondate.
Allo stesso modo, la Società ha l’obbligo di tutelare la riservatezza dell’identità dei soggetti segnalati, salvi gli obblighi di legge, nonché di sanzionare chiunque violi le misure poste a tutela della riservatezza del segnalante o del segnalato durante la fase di accertamento delle responsabilità.
A tali fini, il codice disciplinare incluso nel presente Modello prevede una sezione dedicata specificamente alle sanzioni apprestate dalla Società a carico dei trasgressori del sistema di segnalazione di cui al presente Modello.
Ogni report, informazione, segnalazione e/o valutazione delle stesse, previsti dal Modello, sono conservate dall’OdV in appositi archivi custoditi presso la Società, nel rispetto delle norme di legge e del presente Modello.
Sarà cura dell’OdV assicurare la segregazione dell’archivio delle segnalazioni, rispetto a quello relativo alle altre tipologie di flussi informativi acquisiti dalle funzioni aziendali.